Wat is er precies zo bijzonder aan sportreizen? Wat zijn belangrijke elementen in een sportreis? Onze collega’s van UNIGLOBE Two Travel namen deze bijzondere tak van zakenreizen onder de loep en lieten collega Andreas aan het woord over zijn vak en zijn favoriete projecten. Wij plaatsen de blog hier nu opnieuw! 

Hoe ziet dat eruit, zo’n sportreis?

De sportreizen die wij organiseren zijn voor professionele sportteams. Zo werken we samen met wielerteams, darters, bowlers maar ook voetbalteams. Er is niet één format voor een sportreis. Bij een voetbalteam regelen we bijvoorbeeld alles van A tot Z; van headcovers in het vliegtuig, transfers tot aan diners toe. Voor voetbalclub Feyenoord regelen we naast de reizen voor het team ook een compleet op maat gemaakt arrangement voor de ‘business club’, oftewel een groep van betrokken zakelijke relaties van de club. Dit varieert van 30 tot 400 deelnemers.

Een sportreis voor het wielerteam ziet er dan weer heel anders uit, want daar is het van essentieel belang dat de racefietsen mee kunnen in het vliegtuig. Ook hebben we voor dartteams gewerkt, wat weer bijzonder is vanwege de ‘gevaarlijke voorwerpen’ (dartpijltjes) en bowlers nemen heel veel extra gewicht aan bagage mee (bowlingballen). Elke reis is dus uniek en vereist op maat gemaakte onderhandelingen en afspraken.

Sportreizen is een vak apart omdat sporters een bijzondere doelgroep zijn. Er wordt veel ad hoc gewerkt, want hoe werkt het als je nog niet weet waar en wanneer een team moet spelen in verband met kwalificaties? Snel schakelen is dus essentieel. Ook volgen sporters vaak een speciaal dieet waar rekening mee gehouden moet worden op locatie en tijdens de reis. En wat wél overeenkomt voor elke sporter: ze hebben weinig tijd en er moet echt op alle details worden gelet. Als er iets mis gaat of er is een wijziging, is het allerbelangrijkste dat het zo snel en goed mogelijk moet worden opgepakt.

De voordelen van een sportreis bij ons

Maar waarom zou een team zo’n sportreis bij ons boeken? Zelf boeken kan dus lastig zijn vanwege het snelle schakelen en de vakinhoudelijke kennis die wij toepassen. Dit zijn drie voordelen:

1. Op maat gemaakte onderhandelingen

In tegenstelling tot reguliere reizen maken wij echt een reis op maat. Zo gaan we in onderhandeling met de airlines en hotels en zetten we ons netwerk in om nét dat stapje extra te zetten. Elke reis is uniek. Ook het charteren van een vliegtuig behoort tot de mogelijkheden; zeker in tijden van Covid een groot pluspunt om met team en staf samen te reizen op gezette tijden.

2. Voordelige groepsvoorwaarden

Groepsreizen bieden schaalvoordelen (ten opzichte van individuele reizen) zoals flexibele wijzigingsvoorwaarden. Sporters zijn blessuregevoelig, waardoor je niet al maanden van tevoren precies weet wie er mee kan op de reis. Wij kunnen gunstige voorwaarden onderhandelen die je niet zelf aan kunt vragen.

3. Event management tool

Het inzenden en gebruik van kopietjes van identiteitsbewijzen is niet meer nodig. Via de event management tool kunnen de sporters zich van tevoren inschrijven en hun contact- en paspoortgegevens invullen. Wij zorgen er dan voor dat de gegevens op een veilige manier naar de hotels en de airlines worden doorgezet.

Wat er zo leuk is aan het regelen van sportreizen

Je hebt nu een beetje een beeld bij sportreizen en hoe wij dat doen, maar hoe ziet het er in de praktijk uit? Wij vroegen het aan Andreas, sales & projectmanager MICE (Meetings, Incentives, Congressen, Events) bij TripEEE.
Hij vertelt over een van zijn favoriete projecten, namelijk het regelen van de sportreizen voor Feyenoord.

“Ik stort me dan 200% op één project voor die paar weken. In die tijd word ik echt deel van het team doordat ik zo intensief met iedereen omga, zowel het team zelf als de businessclub. Tijdens de voorrondes en poule fase van de Europa League was ik zelf ook ter plaatse om alles ter plekke in goede banen te leiden. Voor de business club regelden we vluchten, hotels maar ook speciale diners en activiteiten. Bij alles dat we proberen we een memorabele ervaring te creëren. Bijvoorbeeld toen we gingen dineren op een berg met uitzicht over Tbilisi of de doedelzakspeler die “hand in hand kameraden” had ingestudeerd en iedereen uit volle borst meezong. Dat zijn echt gave momenten waar je het uiteindelijk voor doet.”

“Het leuke aan mijn baan vind ik het dynamische karakter. Door de lotingen in de voorrondes moesten we in een kort tijdsbestek meerdere reizen tegelijk uitwerken, zonder dat de uiteindelijke tegenstander al bekend was. Maar ook de variatie vind ik tof, want je hebt te maken met politiek, privacy en gevoeligheid omdat het vaak publiekelijk bekende personen zijn. Er is geen ruimte voor fouten. Wij zetten altijd nét dat stapje extra; we leveren niet wat er gevraagd wordt maar hetgeen nodig is. We proberen om de vraag heen te kijken en te lezen wat mensen echt nodig hebben, waardoor we een betere oplossing kunnen bieden. We kennen onze klanten door en door en zetten die ervaring om in proactief handelen.”

Echt een vak apart dus!

Het moge duidelijk zijn dat sportreizen een bijzondere tak van zakenreizen is.
(Eerder schreef UNIGLOBE Two Travel al een blog over een andere speciale tak, namelijk die van marine & offshore, lees de blog hier)

Het is natuurlijk geweldig om voor een bedrijf als Feyenoord de reizen te mogen verzorgen. De passie van Andreas voor zijn vak is overduidelijk. De sport- en reiswereld beleven momenteel moeilijke tijden in verband met het coronavirus. Wij blijven hard werken voor de best mogelijke oplossingen in deze gekke gekke tijden. En juist nu is een zakelijk reispartner extra belangrijk. Wij houden het overzicht, letten op de details en zorgen samen voor een goed verloop van de reis.

Ben je benieuwd wat wij voor jouw sportreizen kunnen betekenen? Bel of mail ons dan, we gaan graag met je in gesprek!