Schrijf ik dat met een lange of een korte oe?

Hoe vul je jouw naam correct in bij de reservering van een vliegticket?

Het is een veel gehoorde vraag binnen ons vakgebied: “Welke paspoortgegevens hebben jullie nodig voor het boeken van mijn vlucht?” In de praktijk blijkt er veel onduidelijkheid te zijn over welke gegevens, en dan met name welke namen, moeten worden aangeleverd bij de reservering van een vliegticket.

Heet je Jan Jansen dan zijn we snel klaar. Wanneer je Jan-Willem Römer heet dan is het een stuk gecompliceerder. Dit blijkt wel uit de miljoenen Euro’s wijzigingskosten die luchtvaartmaatschappijen op jaarlijkse basis doorberekenen aan mensen die hun naam verkeerd invoeren.

De meeste reizigers gaan bij het invullen van de naam uit van de reguliere document informatie, wat veel mensen echter niet weten is dat de  zogenoemde “Machine readable strip” op het paspoort of id-kaart leidend is. Ben je getrouwd, bevat jouw naam accenten/karakters of heb je meerdere voornamen, raadpleeg dan de ‘machine readable strip’! Op het Nederlandse paspoort is deze strip zichtbaar onderaan, op de voorkant  van de persoonsgegevens. De strip bevat informatie over de voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, documentnummer, sofinummer en vervaldatum. Bij een Nederlandse id-kaart bevindt de strip zich aan de achterkant van het document.

Hieronder 6 tips om onvoorziene kosten te voorkomen!

1) Officiële naam
Noemt iedereen je Binky, maar is je officiële paspoortnaam Roderick? Gebruik laatstgenoemde dan voor de reservering. Een nickname of roepnaam is namelijk niet wettig en zal daarom door de luchtvaartmaatschappijen niet worden geaccepteerd.

Organiseer je de jaarlijkse reis van jullie bedrijf, vraag dan duidelijk om de namen volgens paspoort. Bij groepsreserveringen wil het namelijk nog wel eens voorkomen dat collega’s per ongeluk de roepnaam doorgeven in plaats van de officiële paspoortnaam.

Om het risico op fouten bij groepsreizen zo veel mogelijk te beperken, kun je ook gebruik maken van een ‘Event Management Tool’. Deelnemers aan een reis kunnen hier zelf paspoortgegevens en wensen veilig aanleveren zonder tussenkomst van derden.

2) Meerdere voornamen?
Uitzonderingen daargelaten, vragen luchtvaartmaatschappijen veelal alleen de eerste voornaam volgens paspoort aan te leveren. Wat doe je wanneer je een dubbele voornaam hebt?
Mogelijkheid 1:
Heet je bijvoorbeeld Jan Willem, waarbij de naam niet verbonden is door middel van een verbindingsstreepje, dan is JAN voldoende.
Mogelijkheid 2:
Wordt de voornaam verbonden met een ‘verbindingsstreepje’ zoals bij Jan-Willem het geval is, dan dient de naam te worden ingevoerd als JANWILLEM.

Bovenstaand verschil zal ook duidelijk zichtbaar zijn in de ’Machine readable strip’. In het geval van Jan Willem zullen beide voornamen worden gescheiden (zie foto) door een < (kleiner dan teken). Bij Jan-Willem wordt de naam gelezen als één en zal deze niet worden gescheiden door een <.

3) Karakters & Accenten in de naam
Wanneer je naam wordt geaccentueerd met trema’s, grave of circumflex dan kan het zijn dat de letters veranderen in de ‘Machine readable strip’. Dit omdat de accenten niet leesbaar zijn. Jan Willem Römer zal in de strip in veel gevallen wijzigen naar ROEMER. Aangezien de naam in de strip leidend is, dien je ROEMER in te voeren als achternaam.

De wijzigingen kunnen verschillen per nationaliteit of paspoort. Raadpleeg dus altijd de ‘machine readable strip’ in je paspoort of id-kaart voor de correcte informatie.

4) Getrouwd
Een andere veelvoorkomende fout is het aanleveren van de aangetrouwde naam. Is jouw naam bijvoorbeeld Willeke de Bruijn Molenaar (zie foto), dan dient bij een reservering alleen de meisjesnaam te worden aangeleverd. Deze is herkenbaar aan de vetgedrukte letters op zowel het paspoort als de id-kaart. De aangetrouwde naam, welke genegeerd kan worden, is extra te herkennen aan de e/v (echtgenote van).

5) De letter O komt nooit voor in het documentnummer
In het documentnummer van het paspoort of id-kaart komen cijfers en letters voor. Er ontstaat echter nog wel eens verwarring omdat de letter O en het cijfer nul erg op elkaar lijken. De letter O komt echter nooit voor in het documentnummer. Het betreft in dit geval dus altijd het cijfer nul .

6) Geldigheid reisdocument
Tot slot een belangrijk punt dat nog wel eens over het hoofd wordt gezien. Voor sommige bestemmingen heb je namelijk een paspoort nodig die bij aankomst nog voor een minimale periode geldig moet zijn. Raadpleeg voor vertrek daarom altijd de visumdienst of ambassade zodat je, wanneer nodig, tijdig een nieuw reisdocument aan kunt vragen.

Vraag een nieuw paspoort altijd aan voordat je het visumtraject in gang zet. Je visum is namelijk gekoppeld aan het documentnummer en zal niet meer geldig zijn wanneer je met een alternatief paspoort reist.

Bij eventuele twijfels over de invoer van je documentgegevens adviseren wij om contact op te nemen met de desbetreffende luchtvaartmaatschappij.

Neem contact op
Andreas Ensing

By | 2018-04-09T09:44:22+02:00 30 March, 2018|