Onze collega’s van Uniglobe Two Travel hebben handige tips voor je op een rijtje gezet voor het organiseren van resultaatgerichte MICE reizen. Wij plaatsen de blog hier nu opnieuw!

In de reiswereld gebruiken we veel vaktermen, waaronder MICE: meetings, incentives, conferences & events. Deze tak van business travel is echt een vak apart. Maar wat houdt het precies in en hoe zie je de resultaten hiervan terug?

Wat is MICE?

MICE staat dus voor Meetings, Incentives, Conferences (of congressen) en Events.

• Meeting: Hoeft niet per se in het nooit-veranderende kantoorpand te zijn, maar kan bijvoorbeeld ook op Ibiza zijn – om maar wat te noemen. Met z’n allen daar samenwerken geeft toch weer een heel ander dimensie.
• Incentive: Betekent letterlijk een stimulans of beloning en is bedoeld om iets te vieren, zoals het tienjarig bestaan van het bedrijf.
• Conference: Conferentie / congres of beurs waar je met een bepaald doel heen gaat en daar zit vaak een heel programma omheen.
• Event: Verzamelnaam voor allerlei evenementen – een nogal brede term.

MICE groepsreizen zijn heel andere reizen dan reguliere zakenreizen; het is niet zomaar een vergadering in het buitenland en vereist veel communicatie, planning en voorbereiding. Het allerbelangrijkste is dat je een doel in je achterhoofd houdt. Wat wil je bereiken met de reis? Is het puur zakelijk of zitten er ook fun-elementen in? Komen er ook workshops en presentaties in voor?

Vaak is verbinding het uiteindelijke doel en dat kan worden gerealiseerd door een speciale reis te organiseren die de werknemers bijblijft, bindt, motiveert en inspireert. Denk dus verder dan “ik wil ze een leuk weekend geven” en krijg duidelijk wat nou écht je doelstelling is.

MICE reizen organiseren: wat doen wij?

Een MICE reis organiseren vereist dus extra aandacht, precisie en een aangepaste aanpak. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Onder de naam TripEEE verzorgen wij de groepsreizen voor Uniglobe Two Travel. De focus ligt vooral op de logistieke en persoonlijke wensen.

Een (grote) groep mensen vervoeren en de hele reis in goede banen leiden is namelijk volledig maatwerk. We houden met alles rekening en denken actief mee. Een reis met jonge mensen vraagt wellicht om een actievere reis dan wanneer de gemiddelde leeftijd hoger ligt. We denken out of the box om jouw doelstelling te behalen (daar is ie weer!) én vinden het leuk om een verrassingseffect mee te geven.

Maar we gaan verder dan alleen de logistieke zaken. Op technologisch gebied zorgen we ervoor dat de reis voor elke werknemer overzichtelijk en inzichtelijk is. Wij werken met een event management tool die onder meer gebruikt kan worden voor registratie, verzamelen van gegevens en het delen van (wijzigingen in) het programma. Stel dat de bus vertraging heeft of er juist eerder is, dan krijgen alle deelnemers van de reis hier een berichtje over.

Stappenplan

Omdat het vooral maatwerk is, is het lastig om een exact stappenplan mee te geven. Over het algemeen begint het bij een goede inventarisatie, zoals we net al verklapten. Denk aan de doelstelling, aantal mensen, bestemming, budget en periode. Daarna is het tijd om de reiselementen vast te leggen, zoals de vlucht en het hotel. Vervolgens maken we het programma definitief. Tijdens deze stappen communiceren we intensief met jou om er zeker van te zijn dat alles nog naar wens is.

Soms is een inspectiereis een goed idee. Hierbij gaan we vooraf naar een bestemming toe om alles voor te bereiden en keuzes te maken. Dit kan handig zijn, omdat we alles dan al een keer hebben gezien. Vervolgens is het tijd voor de laatste voorbereidingen en natuurlijk de reis zelf, het leukste gedeelte! Achteraf ronden we de laatste zaken af en evalueren we de reis met je.

Tips voor jou

Wij nemen dus een boel voor je uit handen, maar er zijn een aantal tips die je mee kunt nemen bij het brainstormen over je groepsreis:

• Vraag je reis tijdig aan. Hoe eerder wij jouw aanvraag ontvangen hebben, hoe groter de kans dat alles volledig naar wens nog mogelijk is. Sommige dingen liggen buiten onze krachten, bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de hotels of vluchten. In het ergste geval moet de groep gesplitst op reis en dat is wel het laatste wat je wilt.
• Wees realistisch qua budget. Zorg dat je een reëel budget hebt. Een exact bedrag meegeven is lastig vanwege de eindeloze mogelijkheden en persoonlijke voorkeuren, maar waarschijnlijk kun je zelf wel bedenken wat wel en niet realistisch is voor jouw wensen.
• Streef naar een memorabele reis. Het moet iets bijzonders brengen zoals een leereffect of bijzondere activiteit. Denk aan een geweldige ervaring of een onvergetelijke spreker.
• Verwerk een culinaire beleving in je reis. Een gouden combinatie: reizen en eten. Steeds meer mensen worden enthousiast van lokale producten/gerechten en biologische of duurzame voeding. Wat maakt de bestemming op culinair gebied zo bijzonder? Zijn er bijvoorbeeld proeverijen beschikbaar en wat zijn de lokale specialiteiten?

Wat is de doelstelling voor jouw volgende reis? We denken graag met je mee!