“Kan ik een dag langer blijven?”
“Is het mogelijk om eerder terug te vliegen?”
“Wat zijn de kosten voor een businessclass ticket?”

Allemaal vragen die deelnemers aan u kunnen stellen bij het organiseren van een groepsreis. Uit ervaring weten wij dat het organiseren van een groepsreis zeer intensief kan zijn. Het verzamelen van alle deelnemersdata (dieetwensen/ allergieën/ afwijkende  programma’s/ upgrades) is een tijdrovende klus. Om de organisatie minder intensief te maken, hebben wij een Event Management Tool waarmee wij uw reis op een inzichtelijke manier kunnen coördineren. Wij vertellen u graag de 5 belangrijkste redenen om de Event Management Tool te gebruiken.  

1. Persoonlijke vormgeving

De tool biedt de mogelijkheid om een persoonlijk evenement aan te maken voor uw groepsreis. De vormgeving van de tool kan volledig gepersonaliseerd worden, zo kan de huisstijl van uw bedrijf bijvoorbeeld in de omgeving geïntegreerd worden. Daarnaast kan informatie naar eigen wens toegevoegd worden.

2. Verzameling van de deelnemersdata

Via de Event Management Tool kunnen reizigersgegevens worden verzameld. Persoonlijke gegevens, (dieet)wensen en andere informatie over de deelnemers wordt op die manier opgeslagen in één omgeving. Daarnaast kan eenvoudig worden gemonitord welke deelnemers nog ontbrekende informatie dienen te verstrekken. Het grootste voordeel hiervan is de tijdbesparing die het u oplevert, maar het is ook erg prettig dat u zelf niet hoeft bij te houden welke informatie wanneer aangeleverd moet worden én dat u de deelnemers daar zelf niet aan hoeft te herinneren.

3. Gepersonaliseerde en geautomatiseerde e-mail

Vanuit de tool kunnen gepersonaliseerde e-mails (uitnodigingsmail/herinneringsmail/bedankmail) worden gestuurd naar de deelnemers. Met behulp van de uitnodigingsmail kunnen de deelnemers zich in de Event Management Tool aanmelden voor de reis. U hoeft dus zelf alleen de mail op te stellen en de e-mailadressen van de deelnemers te verzamelen. Indien er gegevens van een deelnemer ontbreken, kunnen wij de desbetreffende persoon een herinneringsmail sturen. Tot slot kunt u na de reis een bedankmail opstellen, die vervolgens vanuit de Event Management Tool verstuurd wordt naar alle deelnemers. Wederom geldt: zowel een fikse tijdbesparing als een groot gemak voor u.

4. Rechtstreeks contact met team TripEEE

Ons team staat altijd voor u én uw deelnemers klaar. Deelnemers kunnen rechtstreeks contact met ons opnemen, bijvoorbeeld om een persoonlijk voorstel van ons te ontvangen voor een afwijkend programma. Daarnaast kunnen wij de deelnemersdata inzien, waardoor wij op de behoeften van deelnemers kunnen inspelen en snel kunnen schakelen wanneer het nodig is. Voor u betekent dit dat u geen honderden e-mails of telefoontjes over en weer hoeft te sturen, terwijl uw deelnemers tóch in goede handen zijn.

5. Ook tijdens de reis toegang tot uw persoonlijke reisplanning

Naast praktische ondersteuning biedt de tool namelijk ook toegang tot een mobiele app waarmee deelnemers hun persoonlijke reisschema inzichtelijk krijgen. Naast een persoonlijke email, zullen wijzigingen tevens via een pushbericht aan de deelnemers worden gecommuniceerd. Deelnemers aan de reis kunnen daarnaast hun LinkedIn account koppelen, waardoor men voorafgaand aan de reis alvast inzage krijgt in de samenstelling van het reisgezelschap.

Heeft u vragen over onze Event Management Tool? Of wilt u de tool graag gebruiken voor uw reis?
Neem gerust contact met ons op!